Trucos útiles y funciones imprescindibles para Excel


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Excel es una potente herramienta que nos permite realizar casi cualquier cosa con los datos. Mucha gente piensa que manejarlo es complicado pero nada más lejos de la realidad; es cuestión de práctica. Teniendo unos conocimientos básicos puedes aprender a trabajar y ampliar conocimientos para crear tus propios proyectos que te ayuden en tu día a día, tanto laboral como personal.

Vamos a empezar con unos pequeños conceptos que te ayudarán a familiarizarte con esta herramienta.

Cuando abrimos Excel por primera vez nos abrirá un “Libro” en blanco. Los libros están compuestos por “Hojas” (podrás ver las hojas de cada libro en las pestañas inferiores) y puedes añadir, eliminar, nombrar las hojas como tú quieras.

También disponemos de un menú en la parte superior donde se encuentran todas las opciones disponibles, como pueden ser el estilo de las celdas, la orientación…

Dentro de una hoja encontramos una tabla dividida en filas y columnas. Las filas están numeradas y las columnas están nombradas por letras. La intersección de una fila y una columna determinada se denomina celda y es ahí donde van a ir cada uno de los datos o funciones.

A continuación os contamos una serie de trucos y funciones que os permitirán trabajar de forma cómoda y sencilla. Nuestros ejemplos están hechos con Excel 2010. Aunque puede haber ligeras modificaciones entre las versiones, la manera de realizarlo es muy similar.

 

Crear y nombrar un rango

Un rango es un conjunto de celdas contiguas seleccionadas. Si necesitas utilizar un rango, por ejemplo para hacer un gráfico o alguna operación, puedes ponerle ponerle un nombre para facilitar el trabajo.

Selecciona el rango, haz clic con el botón derecho en “Definir nombre” y en la ventana que se abre escribe el nombre. Puedes ver todos los rangos que has nombrado en este recuadro.

rango

Ajustar el tamaño de las filas y columnas

Si necesitas que todas las filas o columnas tengan el mismo tamaño, selecciónalas y cambia el tamaño de una de ellas arrastrando en la línea marcada en la imagen. Automáticamente todas las columnas o filas seleccionadas se ajustarán al tamaño que has definido.

También puedes ajustar el tamaño al contenido de la celda. Para ello solo tienes que hacer doble clic en el mismo lugar que se ha utilizado en el ejemplo anterior.tamano

Inmovilizar filas o columnas

Si tienes muchos datos, es probable que necesites ver siempre la primera fila o columna donde están los títulos. Es posible inmovilizarlas para que siempre estén visibles. Solo tienes que seleccionar la pestaña “Vista” en el menú y a continuación la opción “Inmovilizar”. Se abrirá un desplegable donde podrás elegir la opción que más te interese.

inmovilizar

Formato condicional

El formato condicional permite aplicar un estilo determinado a una celda (color de texto, de fondo…) en función de su contenido. Por ejemplo se puede poner de color verde aquellos valores mayores de 10 y en color rojo los valores menores de 10.

Para ello solo tienes que seleccionar el rango sobre el que quieres aplicar el formato condicional y desde la pestaña inicio seleccionar la opción “Formato condicional”. Se abrirá un desplegable con todas las opciones disponibles. En este ejemplo hemos usado las reglas “Es mayor que…” y “Es menor que…”. Te aconsejamos que eches un vistazo a todas las opciones que ofrece el formato condicional porque seguro que encuentras una que se ajuste a tus necesidades. formatocondicional

Crear listas deplegables

Para crear una lista que despliegue una serie de datos, necesitamos tener esos datos en una columna. A continuación nos vamos a la celda donde queremos tener la lista y desde la pestaña “Datos” seleccionamos “Validación de datos”. En el cuadro seleccionamos “Lista” e indicamos el intervalo desde donde queremos coger los datos. Automáticamente se nos genera un desplegable con los datos indicados.lista

Funciones

Las funciones sirven para realizar operaciones y otras acciones entre los datos de una hoja de Excel. Una fórmula siempre empieza por un signo = seguido de las funciones a utilizar. Si una función contiene distintos argumentos, estos siempre se separan con ; (=nombrefuncion(argumento1;argumento2;…).

A continuación os contamos algunas de las funciones más básicas pero también más imprescindibles para saber usar Excel.

SUMA()

Como su nombre indica, esta función sirve para sumar datos, ya sean celdas sueltas o intervalos.

=SUMA(A2;A4;A6)

=SUMA(A2:A7)

SUMAR.SI()

Esta función va un poco más allá y solo suma aquellos datos que cumplen una condición. Los argumentos de la función son el rango donde se encuentran los datos y la condición que queremos que se cumpla. En la siguiente imagen se ven una serie de datos y solo queremos sumar aquellos valores que sean menores de 10. La función utilizada es =SUMAR.SI(A2:A7;”<10″) y da el resultado de 15. Comprobamos realmente que la suma de los valores menores de 10 (1 + 6 + 8) es 15.sumarsiExisten también unas funciones que trabajan de forma similar a como lo hacer SUMA() y SUMAR.SI() y son PROMEDIO() y PROMEDIO.SI(), pero en este caso el resultado es la media aritmética de los datos.

HOY()

Permite tener en una celda determinada la fecha actualizada del día actual.

Otras fechas de tiempo muy útiles son DIA(), MES() y AÑO(), que permiten extraer el día, mes y año de una fecha determinada.

Las funciones que se han usado en este ejemplo son:

fecha

=HOY() en la celda A2

=DIA(A2) en la celda B2

=MES(A2) en la celda C2

=AÑO(A2)en la celda D2

SI()

Esta función permite que en una celda ocurra algo cuando se cumple una condición. Los argumentos de esta función son la condición, qué ocurre cuando se cumple y qué ocurre cuando no se cumple. Por ejemplo: tenemos un número que vamos cambiando y queremos que en la celda de al lado salga automáticamente si ese número es mayor de 10 o menor de 10.

La función que vamos a utilizar es =SI(A2>10;”Mayor de 10″;”Menor de 10″)

si2si2

BUSCARV() / CONSULTAV()

Acabamos con una de las funciones más útiles que nos podemos encontrar en Excel. Llamada BUSCARV() o CONSULTAV() según la versión de Excel que utilicemos, nos busca un valor en un rango y nos devuelve el valor correspondiente de otra columna. Por ejemplo, si tenemos una lista con DNI y el correspondiente nombre de la persona a la derecha, esta función nos permite metiendo solo el DNI que nos devuelva el nombre.buscarv

Hemos introducido =CONSULTAV(D3;A2:B4;2;FALSO) enla celda E3 y cuando introducimos un DNI en la celda D3, busca ese valor en el intervalo A2:B4 y nos devuelve su correspondiente de la columna B. Los argumentos son la celda desde donde coge los datos, el intervalo donde tiene que buscar, la columna cuyo valor quiero que devuelva y el valor “Verdadero” si queremos que nos busque literalmente o “Falso” si no lo queremos.

En este caso funciona buscando en columnas. Si necesitamos que busque en filas, tenemos los equivalentes BUSCARH() o CONSULTAH().

 

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